КАК БИЗНЕСУ ПЕРЕЙТИ В ОНЛАЙН И НА УДАЛЕНКУ

В любой компании может настать момент, когда руководство приходит к выводу, что нужно перевести работу своих сотрудников на удаленный формат, подобная практика может нести в себе деструктивный характер и некоторые риски, потому, вот Вам несколько советов, как перейти в онлайн без потерь.

ПОДГОТОВКА НЕОБХОДИМЫХ ИНСТРУМЕНТОВ

Качественное выполнение работы зависит напрямую от инструментов. Поэтому важно проследить за тем, чтобы у каждого сотрудника был тот самый нужный минимум инструментов и доступ к ним.

Общий чат между сотрудниками
Очень важно сохранять синхронизацию в работе, а также слаженность, даже в удаленном формате, потому сотрудникам необходимо поддерживать связь, в этом могут помочь стандартные мессенджеры, например, Telegram или WhatsApp. Или как вариант для более крупных команд Slack или Microsoft Teams.

Программы для видеосвязи
Также широко применяется практика видеоконференций во время работы в удаленном формате, для этого отлично подойдут: Skype – стандартное приложение, известное всем, или, например, Zoom, который включает в себя несколько дополнительных функций для рабочих видеозвонков.

Облако с документами
В режиме удаленной работы необходимо, чтобы все рабочие документы находились в общем доступе. В таком случае имеется множество вариантов хранения: Office 365, Google Docs, Яндекс.Диск и т.п.

ПОДГОТОВКА РАБОЧЕГО ПЕРСОНАЛА

Когда необходимые инструменты коммуникации оговорены, стоит перейти к подготовке персонала, ведь теперь их рабочий день и продуктивность в основном на их совести. Чтобы не потерпеть крах и финансовые, а может и кадровые потери, следует придерживаться базовых принципов.

Следует донести до сотрудников, что во время рабочего дня нет места личным делам. Потому каждый из них должен объяснить своим домочадцам о том, что даже отвлечься на 5 минут он не имеет возможности. Даже дома работа остается работой. Вот Вам несколько принципов для слаженной работы дома.

Четкий рабочий день
Сотрудники должны знать свои четкие рабочие часы и вовремя появляться на рабочем месте. Удаленка – это не фриланс, это не означает, что каждый работает в удобные для него часы. Также в графике должны быть оговорены перерывы и время на обеденный перерыв. Сотрудники должны быть доступны, но это не означает моментальный ответ во всех чатах, это лишь подразумевает возможность договориться о документации или видеоконференции.

Контроль выполнения задач
Вам не обязательно каждые полчаса проверять на рабочем ли месте Ваш сотрудник, достаточно лишь отслеживать выполнение поставленных ему задач. В работе ведь важно не его просиживание перед монитором, а продуктивность.

Коммуникация через рабочий чат
Чат используется для решения базовых вопросов: договор о видеоконференции, фиксации договоренности. Не стоит ждать и требовать от чата моментального ответа от всех сотрудников, потому что, это может отвлекать от работы и вредить продуктивности. Но также чат не должен терять рабочий характер, то есть недопустимо обсуждение каких-либо сторонних тем, для этого имеются личные диалоги во внерабочее время.

В чате стоит уделить особое внимание наличию информации каждого сотрудника: его имя, телефоны и рабочая почта. Это необходимо для улучшения коммуникации, своего рода справочник сотрудников компании.

Также в чате стоит акцентировать внимание на особо важных сообщениях посредством эмодзи или шрифтов, а также не решать общие вопросы в личных сообщениях, подобное должно обсуждаться в чате сотрудников.

Решение вопросов по видеосвязи
В формате удаленной работы видеоконференции можно приравнять к совещанию или же планерке в обычном офисе. Для решения резко возникшего вопроса лучше подойдет такой формат, нежели долгое обсуждение в чате. Если же дело не требует срочного решения можно заранее запланировать встречу и оповестить об этом сотрудников. Все договоренности перед и после каждого видеозвонка должны фиксироваться в чате, чтобы не потерять информацию.

Видеоконференции должны проводиться хотя бы раз в неделю, так как это важный фактор, позволяющий каждому сотруднику оставаться в курсе рабочих процессов.

Индивидуальный личный календарь
Все рабочие созвоны и конференции оговариваются и должны быть внесены в личные календари. Всё это необходимо для того, чтобы сотрудник не забыл и не пропустил встречи. Отличным вариантом может быть общий рабочий календарь, доступный каждому.

Сохранение рабочего места
Попытайтесь донести до сотрудников о том, что если они будут работать в пижаме и из кровати, то продуктивность значительно снизиться, ведь психологический фактор также играет очень важную роль. Сотрудникам нужно постараться воссоздать своё рабочее место, а также обратить внимание на свой внешний вид, ведь деловой дресс-код поможет напомнить о своих обязанностях и должностном положении в компании.

Оформление перехода на удаленку документальным образом
Полное оформление будет зависеть от специфики вашей компании и конкретных требований, которые прописаны в ТК РФ. Создайте людям учетные записи во всех ваших системах и проведите обучение, познакомьте с условиями и требованиями новой системы.

ПОДГОТОВКА ИТ-СЛУЖБЫ

Межличностная коммуникация между сотрудниками налажена, остается лишь вопрос в технической составляющей. А именно устранение проблем с работой компьютеров, ведь техническая составляющая является основополагающей в формате удаленной работы.

Настройка удаленного администрирования
ИТ-служба первым делом должна устранить проблемы с неполадками в работе компьютеров сотрудников. Для этого нужно установить teamviewer или аналоги для удаленного доступа и установки необходимых программ, так как не каждый сотрудник может самостоятельно справиться с этим. Также потребуется установка VPN для решения проблем с безопасностью.

Техническое обеспечение сотрудников
На данный момент почти каждый человек имеет у себя дома компьютер или же ноутбук, если же нет, то работодатель должен обеспечить сотрудников необходимым оборудованием. Одна из самых распространенных проблем – отсутствие качественного звука во время рабочих конференций. Отсюда следует, что Вам следует также обеспечить своих подчиненных качественными наушниками и микрофонами. Или же предоставить сотрудникам перечень рекомендуемого оборудования, а в дальнейшем компенсировать данные затраты

Доступ в интернет
Основной проблемой в удаленной работе может стать плохой интернет. Решить данный вопрос достаточно просто, обеспечив, по необходимости, стационарную домашнюю линию и уведомив сотрудников, что общедоступная сеть в кафе или мобильная связь не подходят в данном формате работы.

Подводя итоги, можно прийти к выводу, что для того, чтобы перевести свой бизнес на удаленный формат или же в онлайн, необходимо учесть следующее:

— от Вас требуется доступно донести до подчиненных Ваш новый формат работы и инструменты, которые будут этому способствовать, а также осуществлять рабочую связь;

— в ваших интересах настроить свой персонал на нужную волну и объяснить как в домашней обстановке поддерживать деловой формат, чтобы избежать халатного отношения к исполнению своих обязанностей

— и самое важное: следить за исправной работой ИТ-отдела, который должен обеспечивать бесперебойный доступ ко всем устройствам, а также вовремя исправлять возникшие проблемы.

В остальном же успех всё также зависит от Ваших управленческих качеств и стараний сотрудников, ведь Вашей общей целью всё также остается финансовое процветание и новые достижения на рынке.

Автор статьи Дарья.

Удачи!
P. S. Сотрудничество, вопросы и связь с администрацией сайта www.predprenimatelyam.ru по электронной почте: predprinimatelyam@gmail.com