КАК БИЗНЕСУ ПЕРЕЙТИ НА УДАЛЕНКУ

Для многих сейчас наступили тяжелые времена, особенно эту тяжесть почувствовал на себе малый и средний бизнес. Весь мир застыл, люди самоизолировались, и вам остается либо подстроиться под такой формат, либо потерпеть поражение. Конечно, падения прибыли не избежать, так как она упадет и у ваших клиентов, но вполне реально не свести ее к нулю, а стараться удерживать хотя бы на каком-то минимальном возможном уроне.

Какие же именно действия стоит предпринять, чтобы выжить в период всеобщего заточения?

КОММУНИКАЦИЯ И ОРГАНИЗОВАННОСТЬ

Итак, в первую очередь необходимо подумать о том, как ваш коллектив будет поддерживать постоянную связь. Без этого успешное взаимодействие вне офиса абсолютно невозможно. Для общения вы будете использовать несколько форматов, каждый из которых подходит для той или иной важности вопроса. Так, рядовые рабочие моменты лучше решать в общем чате, при этом не нужно делать огромный чат сразу для всего штаба.

Разделите сотрудников на группы в зависимости от того какие задачи им предстоит решать, не создавайте кашу из сообщений разного профиля, это только запутает людей. Понятно, что они все сотрудники одной компании и даже, если их задачи абсолютно разные, то в итоге они все равно сливаются в единое целое, формируя механизм компании. Поэтому между такими группами нужно оставить мостики в виде людей, которые будут получать от других групп нужную информацию и передавать ее своей. Личные же вопросы, если они действительно касаются только двоих сотрудников стоит обсуждать исключительно в личных сообщениях. Так, например, у вас могут быть отдельные чаты для отдела доставки, дизайнеров, кадровиков, бухгалтерии, проджект менеджеров, управляющего отдела, отдела по работе с клиентами и программистов.

Рекомендуемые приложения для создания чатов: Яндекс чаты, Discord, Microsoft Teams, Slack. Привычные нам всем и широко используемые в повседневной жизни мессенджеры лучше не применять именно из-за их повседневности. Будет лучше если частная жизнь и работа будут разграничены, это поможет настроиться на более продуктивный лад и относиться к перепискам серьезнее.

Бывают ситуации, когда какую-то информацию необходимо сообщить всем сотрудникам сразу. Для этого можно использовать корпоративную почту и делать при помощи нее рассылку. Удобным сервисом для этого может стать, к примеру, OutLook (продукт Microsoft), использовать его вы можете не только для рассылки по рабочим емейлам, но и для создания общего календаря, который несомненно является неотъемлемой частью успешного коммуницирования.

В календаре все сотрудники обязаны отмечать предстоящие им в рабочее время встречи и занятое по каким-то другим причинам время. Тогда, если его коллега заходит, к примеру, обсудить с ним лично по видеосвязи некий важный вопрос, то ему не придется никого отвлекать вопросом «А когда вы будете свободны?», ему будет достаточно просто зайти в календарь и посмотреть. и для того, чтобы эту самую встречу назначить тоже не обязательно ничего писать, можно в календаре оставить заявку на мероприятие в определенное время, которую можно принять или отклонить. Еще ведение календаря важно для неосязаемого контроля. Он нужен для того, чтобы люди чувствовали, что работают, а не просто иногда выполняют какие-то задания сидя дома, и работа их регламентирована и имеет определенный график, как и в обычное время. Именно поэтому нельзя назначать встречи и собрания в нерабочее время и на выходных, так же как нельзя заниматься домашними делами в рабочее время, это создаст ощущение плавающего графика, которого у вас нет. Помните, что вы все так же продолжает работать, только теперь удаленно.
Несколько советов ниже так же позволят вам удерживать все под контролем так, чтобы сотрудники помнили, что они все так же продолжают работать на компанию, а не стали в миг фрилансерами.

Подробнее о видео звонках.

Итак, видео звонки нужны для того, чтобы коллективно или тет-а-тет решать важные вопросы. Людям будет гораздо проще прийти к консенсусу при использовании разговорной речи и глядя друг на друга, нежели обмениваясь множеством многословных сообщений.

Живой диалог хорош, если необходимо о чем-то договорить, но сами договоренности лучше фиксировать в письменном виде, так в глазах сотрудников они будут выглядеть более утвержденными и официальными. Поэтому после каждого онлайн встречи, необходимо прописывать ее результаты в чат с командой. Или отправлять всем сотрудником разом по почте, если это необходимо. другая еще более строгая, но вместе с тем и более эффективная мера-это дать указание каждому написать краткое резюме встречи с подведением всех итогов, это поможет систематизировать, упорядочить и освежить обсужденную информацию в головах людей. И только после этого, дабы избежать дезинформации из-за ошибок или невнимательности отдельных представителей, руководитель отдела подводит итоги о принятых решениях в чате. Особо важные переговоры и вовсе можно записывать (сохранять видео).

Другое необходимо условие, которое все неукоснительно должны соблюдать это обязательное включение камеры и надлежащий (офисны ) внешний вид. Это дополнительный рычаг для поддержания рабочей атмосферы. В рабочее время даже дома люди должны чувствовать себя как на работе, без этого невозможно ответственное отношение, а меньшее, что вам нужно в кризисной ситуации это халатность сотрудников.

ТЕХНИЧЕКАЯ СТОРОНА

Все вышесказанное необходимо, но он будет невозможно без достаточной технической оснащенности сотрудников.

Им могут понадобиться ноутбуки, наушники и гарнитура с качественным микрофоном (плохой звук с помехами значительно замедлит вашу дискуссию, ведь вы либо будете плохо друг друга слышать, либо каждому сотруднику придется выключать свой микрофон, а работать он будет только у говорящего), веб камера, если человек пользуется компьютером. Все эти расходы при необходимости компания должна быть готова взять на себя. Так же руководству необходимо убедиться, что у всех есть постоянный и качественный доступ в интернет, без него по понятным причинам, удаленка в принципе не может существовать.
Многие узкоспециализированные сотрудники не очень сильны в IT. А значит не смогут сами установить необходимый софт, настроить его и разобраться как и что работает. В этом им должны помочь ваши программисты. Причем сделать они это должны, как вы понимаете тоже удаленно. Сделать это можно либо словесно объяснив принцип работы, дав необходимые подробные инструкции, или же если это не помогло, то использовать программы для синхронизации устройство, они позволяют управлять чужим компьютером дистанционно и видеть все происходящее на своем экране, в таком случае технический сотрудник сможет сам все сделать самостоятельно. Сильным представителем подобных программ является TeamViewer.

ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ

Еще один важный шаг это полностью отойти от бумажного мира. Больше никаких шкафов с кучей папочек, расставленных по алфавиту. Теперь вы будете хранить все документы в онлайне. И, конечно, бывает так, что один и тот же документ может быть нужен сразу нескольким людям, поэтому не нужно хранить рабочие документы на собственном личном носителе, в таком случае вы будете тратить много времени на их отправку другим коллегам в случае необходимости. Лучше использовать общие облачные онлайн хранилища, такие как OneDrive, Яндекс.Диск, Google Диск и другие. С их помощью вы сможете не просто сэкономить место на своем компьютере, но и сделать данные доступными сразу для всех.

БИЗНЕСЫ ОКАЗАНИЯ ОЧНЫХ УСЛУГ

Сложнее всего перейти на удаленку будет тем, чей бизнес основан на оказании очных услуг (тренажерные залы, детские комнаты, развлекательные центры, кинотеатры, музеи и прочее). Если вы наберетесь смелости и не заморозите свое дело полностью, то вот вам несколько идей. Во время карантина вы можете продавать сертификаты на свои услуги, развивать страницы в социальных сетях, снимать для будущих потенциальных клиентов различные познавательные и интересные видео на тематику вашего бизнеса. К примеру инструкторы тренажерных залов могут снимать тренировки в домашних условиях, кураторы музеев интересно рассказывать про свои экспонаты, аниматоры детских комнат показывать-как можно занять ребенка на карантине, работники кинотеатров делать анонсы и анализ предстоящих новинок.

ПЕРСПЕКТИВЫ

Даже если о работе в дистанционном формате вы задумались только из-за сложившейся ситуации, это не значит, что вы не можете сохранить его и для будущего и сделать постоянным для своей компании. Это сэкономит значительное количество средств на аренде офиса и в целом оптимизирует рабочий процесс.
И помните, что кризис-это не только лишения и потери, это так же открытие в себе новых ресурсов и возможностей. Чем лучше и сильнее вы станете сейчас, тем проще вам будет потом возвращаться к привычному ритму жизни, тем конкурентоспособнее станет ваш бизнес. И если подобные ситуации будут происходить и впредь, а кризисы в современном мир возникают с печальной регулярностью, то вы уже будете к этому готовы.

Удачи!
P. S. Сотрудничество, вопросы и связь с администрацией сайта www.predprenimatelyam.ru по электронной почте: predprinimatelyam@gmail.com